Allgemeines zum
Wohnungseigentumsrecht
Der WEG Verwalter
Der WEG Verwalter hat die Pflicht zur Durchführung
der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, über
deren Inhalt die Wohnungseigentümerversammlung als
Entscheidungsinstanz und damit als Verwaltungsinstanz
bestimmt. Der Verwalter ist also, unjuristisch
ausgedrückt, der Geschäftsführer des Unternehmens
Wohnungseigentum. Der Verwalter ist somit das
ausführende Organ und demnach für den Vollzug einer
ordnungsgemäßen Verwaltung des gemeinschaftlichen
Eigentums verantwortlich. Gemäß § 20 Abs. 2 WEG kann die
Bestellung eines Verwalters nicht ausgeschlossen werden.
Dies bedeutet aber nicht, dass jede
Wohnungseigentümergemeinschaft zwingend einen Verwalter
haben muss. Allerdings sind die Fälle in der Praxis sehr
gering, in denen die Wohnungseigentümer einvernehmlich -
z.B. aus Kostengründen - auf einen Verwalter verzichten
und selbst die gemeinschaftliche Verwaltung übernehmen.
Zur Person des WEG Verwalters und zu seiner persönlichen
oder fachlichen Qualifikation enthält das WEG keinerlei
Vorschriften. Befähigungsnachweise für die
Verwaltertätigkeit sind von Gesetzes wegen nicht
vorgesehen, so dass sich letztlich jeder zum
WEG-Verwalter bestellen lassen kann, der sich diese
Tätigkeit zutraut. Somit können Wohnungseigentümer
selbst in ihrer eigenen Gemeinschaft zum Verwalter
bestellt werden; die "personelle Verflechtung" stellt in
einem solchen Fall grundsätzlich kein Hindernis dar. Da
es an allgemein erkennbaren Qualifikationsmerkmalen
mangelt, sollten Wohnungseigentümer bei der Auswahl des
Verwalters vorher prüfen, ob er die persönliche
Zuverlässigkeit, die notwendigen Fachkenntnisse und die
organisatorischen Voraussetzungen für die Übernahme und
für die Ausführung der Verwaltertätigkeit erfüllt. Die
Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sind insbesondere
im WEG (vorrangig in § 27 WEG) vorgeschrieben und
richten sich überdies nach den Vorschriften des
Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), den Regelungen der
Teilungserklärung sowie der Gemeinschaftsordnung, den
Vereinbarungen der Wohnungseigentümer, den Beschlüssen
der Wohnungseigentümer sowie den Regelungen im
Verwaltungsvertrag.
Die Wohnungseigentümerversammlung
Die Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung (§ 24
Abs. 1-4 WEG): Gemäß § 23 Abs. 1 WEG werden in der
Wohnungseigentümerversammlung durch Beschlussfassung die
Angelegenheiten geordnet, über die nach dem
Wohnungseigentumsgesetz oder nach einer Vereinbarung der
Wohnungseigentümer die Wohnungseigentümer durch
Beschluss entscheiden können. Wie oben bereits
festgestellt, ist demnach die
Wohnungseigentümerversammlung das Entscheidungs- und
damit das oberste Verwaltungsorgan der
Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese Versammlung der
Wohnungseigentümer hat der WEG-Verwalter gemäß § 24 Abs.
1 WEG mindestens einmal im Jahr einzuberufen. Darüber
hinaus hat der Verwalter gemäß § 24 Abs. 2 WEG die
Eigentümerversammlung in den durch Vereinbarung der
Wohnungseigentümer bestimmten Fällen, im übrigen dann
einzuberufen, wenn dies schriftlich unter Angabe des
Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der
Wohnungseigentümer - gemessen an der Kopfzahl, nicht an
der Zahl bzw. Größe der Miteigentumsanteile
(Wohnungseigentum) - verlangt wird. Das Recht der
Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung steht
grundsätzlich dem Verwalter zu und beinhaltet
gleichzeitig auch dessen Berechtigung, einen anberaumten
Termin für eine Wohnungseigentümerversammlung abzusagen
und die Versammlung auf einen anderen Zeitpunkt zu
verlegen, sofern darin nicht eine grundsätzliche
Weigerung zur Durchführung der Versammlung zu sehen ist.
Zur Wohnungseigentümerversammlung sind alle im Grundbuch
eingetragenen Wohnungseigentümer einzuladen. Steht das
Wohnungseigentum mehreren Wohnungseigentümern
gemeinschaftlich zu, z.B. Eheleuten jeweils zur ideellen
Hälfte, sind grundsätzlich alle Mitberechtigte getrennt
einzuladen, obwohl das Stimmrecht wiederum gemäß § 25
Abs. 2 Satz 2 WEG nur einheitlich (mit einer Stimme)
ausgeübt werden kann. Bei juristischen Personen als
Eigentümer ist deren gesetzlicher Vertreter einzuladen.
Gemäß § 24 Abs. 4 Satz 1 WEG erfolgt die Einberufung zur
Wohnungseigentümerversammlung in Textform. Das bedeutet,
dass die Einladung nicht mehr der eigenhändigen
Unterzeichnung des Verwalters bedarf. Sie muss
allerdings den Verwalter als Absender der Einladung
erkennen lassen. Gemäß § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG soll die
Frist der Einberufung, sofern nicht ein Fall besonderer
Dringlichkeit vorliegt, mindestens eine Woche betragen.
Der Verwalter hat mit der Einberufung zur
Wohnungseigentümerversammlung - d.h. im
Einladungsschreiben - den Ort, den Zeitpunkt und die
Tagesordnung anzugeben, wobei er diesbezüglich in seinem
Ermessensspielraum nicht grundsätzlich frei ist, sondern
den Beschränkungen der ordnungsgemäßen Verwaltung
unterliegt. So soll die Wohnungseigentümerversammlung
grundsätzlich in der Nähe der Wohnungseigentumsanlage
stattfinden. Der Versammlungsort muss verkehrsüblich und
zumutbar sein. Da die Wohnungseigentümerversammlungen
grundsätzlich nicht öffentlich sind, dürfen sie nicht in
Gaststätten unter Anwesenheit anderer Gäste stattfinden.
Erforderlich ist die ungestörte Abhaltung der
Versammlung unter Ausschluss Dritter. Der Zeitpunkt ist
so zu wählen, dass er verkehrsüblich und für alle
Wohnungseigentümer zumutbar ist. Dabei ist insbesondere
die Situation berufstätiger Wohnungseigentümer zu
berücksichtigen. Auf die Urlaubsplanung einzelner
Wohnungseigentümer braucht der Verwalter aber keine
Rücksicht zu nehmen. Schließlich ist die Angabe der
Tagesordnung im Einladungsschreiben grundsätzlich
notwendig, da gemäß § 23 Abs. 2 WEG zur Gültigkeit eines
Beschlusses erforderlich ist, dass der (Beschluss-)
Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist. Jeder
Wohnungseigentümer soll danach entscheiden können, ob
seine Anwesenheit bei der Versammlung, nicht zuletzt
auch aus eigenem Interesse, erforderlich ist. Darüber
hinaus soll die Tagesordnung ihm die Möglichkeit
eröffnen, sich auf die Erörterung und die Diskussion zu
den anstehenden Beschlussfassungen vorzubereiten. Die
Aufstellung der Tagesordnung ist Sache des Verwalters.
Er hat bei der Einberufung den Gegenstand der
vorgesehenen Beschlussfassung zu bezeichnen. Der
einzelne Wohnungseigentümer hat im Regelfall keinen
Anspruch auf Aufnahme bestimmter, von ihm gewünschter
Tagesordnungspunkte. Der Vorsitz in der
Wohnungseigentümerversammlung (§ 24 Abs. 5 WEG): Der
Verwalter führt gemäß § 24 Abs. 5 WEG den Vorsitz in der
Wohnungseigentümerversammlung, sofern diese nichts
anderes beschließt. Handelt es sich bei dem Verwalter um
eine juristische Person, können anstelle der gesetzlich
vertretungsberechtigten Person (Geschäftsführer oder
rechtsgeschäftlich bestellte Vertreter) auch Angestellte
der Verwaltung als Erfüllungsgehilfen im Sinne des § 278
BGB ohne besondere Bevollmächtigung den
Versammlungsvorsitz übernehmen. Im Übrigen kann die
Versammlung auch einen anderen Versammlungsvorsitzenden
mit Mehrheit wählen, wenn nicht bereits die
Teilungserklärung bzw. die Gemeinschaftsordnung ohnehin
eine andere Regelung für die Versammlungsleitung
beinhaltet. Allerdings ist zu beachten, dass nur in
Ausnahmefällen die Versammlungsleitung einem
Nicht-Wohnungseigentümer übertragen werden darf, da
Wohnungseigentümerversammlungen grundsätzlich nicht
öffentlich sind und Dritte nur in Ausnahmefällen Zutritt
zur Wohnungseigentümerversammlung haben. Dies könnte der
Fall sein, wenn ein Verwalter fehlt oder wenn es um die
Beratung und Beschlussfassung zu schwierigen
Verwaltungsangelegenheiten geht, die beispielsweise eine
neutrale Versammlungsleitung erforderlich machen.
Aufgabe des Vorsitzenden ist die Leitung der Versammlung
und die Feststellung und Bekanntgabe des
Beschlussergebnisses, also die Feststellung der Annahme
oder der Ablehnung von Beschlüssen der
Wohnungseigentümer. Die Anfertigung der Niederschrift
über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse (§ 24
Abs. 6 WEG): Gemäß § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG ist über die
in der Wohnungseigentümerversammlung gefassten
Beschlüsse eine Niederschrift aufzunehmen. Auch diese
Aufgabe obliegt dem Verwalter. Bestimmte
Formvorschriften sieht das Gesetz für die Niederschrift
nicht vor. Um die spätere Nachprüfbarkeit der Beschlüsse
zu gewährleisten, sind jedoch nachstehende
Mindestangaben als erforderlich anzusehen: Ort, Tag und
(laufende) Nummer der Versammlung; Vorsitzender der
Versammlung; Angabe und Feststellung der ordnungsgemäßen
Einladung (Datum der Einladung und Angabe der
Tagesordnung); Teilnehmer (Teilnehmerliste und Angabe
der durch Vollmachten vertretenen Eigentümer unter
Beifügung der Vollmachten); Feststellung der
Beschlussfähigkeit; kurze Inhaltsangabe zu den einzelnen
Tagesordnungspunkten und genaue Formulierung des
Beschlusstextes; Ergebnisse der Beschlussfassungen unter
Angabe der JA- und der NEIN-Stimmen sowie der
Enthaltungen. Gemäß § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG ist die
Niederschrift von dem Vorsitzenden und einem
Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat
bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem
Vertreter zu unterschreiben. Maßgeblicher Zweck des
Protokolls ist, den Wohnungseigentümern innerhalb der in
§ 23 Abs. 4 WEG gesetzten Anfechtungsfrist - ein Monat
seit der Beschlussfassung - den Inhalt der in der
Versammlung gefassten Beschlüsse auch in ihrer
rechtswirksamen Formulierung deutlich zu machen und
damit eine etwa beabsichtigte Beschlussanfechtung zu
ermöglichen und die Beweisführung zu erleichtern. Da ein
Bedürfnis für diese Information insbesondere bei den
Wohnungseigentümern besteht, die an der Versammlung
selbst nicht teilgenommen haben, ist die Niederschrift
über die Beschlussanfechtung in angemessener Zeit vor
Ablauf der Anfechtungsfrist, spätestens jedoch eine
Woche vor deren Ablauf, fertig zu stellen und den
Wohnungseigentümern zur Einsichtnahme bereitzuhalten
bzw. vorzulegen. Um sich jederzeit über die
Beschlussfassungen der Wohnungseigentümergemeinschaft
informieren zu können, ist jeder Wohnungseigentümer
gemäß § 24 Abs. 6 Satz 3 (Wohnungseigentumgesetz) WEG
berechtigt, die Niederschrift einzusehen. Das
Einsichtsrecht kann im Büro des Verwalters zu den
üblichen Bürozeiten wahrgenommen werden und ist auch auf
Dritte übertragbar, so dass ein Wohnungseigentümer z.B.
grundsätzlich auch seinen Mieter oder einen
Kaufinteressenten zur Einsichtnahme in die Niederschrift
bevollmächtigen kann. Ebenso ist ihm die Anfertigung von
Abschriften gestattet, wie er auch gegen
Kostenerstattung die Aushändigung von Kopien verlangen
kann. Entgegen einer weit verbreiteten Ansicht besteht
keine gesetzliche Verpflichtung des Verwalters, allen
Eigentümern nach der Wohnungseigentümerversammlung
innerhalb einer bestimmten Frist eine Ausfertigung der
Niederschrift zu übersenden. Empfehlenswert ist
allerdings eine Regelung in der Gemeinschaftsordnung
oder im Verwaltungsvertrag, allgemein die Zustellung von
Niederschriften an alle Wohnungseigentümer zu Lasten der
Gemeinschaft zu vereinbaren, dann jedoch mit einer
klaren Regelung hinsichtlich der Frist, innerhalb derer
die Zusendung zu erfolgen hat. Ist eine solche
vertragliche Regelung getroffen, hat der Verwalter die
Übersendung der Niederschrift bis spätestens eine Woche
vor Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist
vorzunehmen.
Die Aufstellung des Wirtschaftsplanes und der
Jahresabrechnung (§ 28 WEG)
Die Aufstellung des Wirtschaftsplanes und der
Jahresabrechnung gehören zu den bedeutendsten Aufgaben
des Verwalters. Die Aufstellung des Wirtschaftsplanes (§
28 Abs. 1 WEG): Der Wirtschaftsplan ist der
Haushaltsplan der Wohnungseigentümergemeinschaft. Der
Verwalter hat ihn gemäß § 28 Abs. 1 Satz 1 WEG jeweils
für ein Kalenderjahr aufzustellen. Da diese Vorschrift
abdingbar ist, können die Wohnungseigentümer auch
abweichend gemäß § 10 Abs. 1 und 2 WEG vereinbaren
(nicht aber mit Mehrheit beschließen!), dass z.B. an
Stelle des Kalenderjahres auch ein anderer Zeitraum als
Geschäftsjahr für den Wirtschaftsplan - und demzufolge
auch für die entsprechende Jahresabrechnung - zugrunde
gelegt wird. Zu welchem Zeitpunkt der Wirtschaftsplan
vorzulegen ist, ist gesetzlich nicht geregelt. Aus dem
Sinn und Zweck eines Wirtschaftsplanes lässt sich aber
herleiten, dass dessen Vorlage jeweils zu Beginn des
Kalender- bzw. Wirtschaftsjahres zu erfolgen hat, also
im Regelfall in den ersten 3 bis 4 Monaten. Zweckmäßig
ist auch hier eine entsprechende Regelung im
Verwaltungsvertrag. Gemäß § 28 Abs. 1 Satz 2 WEG enthält
der Wirtschaftsplan (inhaltlich) drei Positionen: die
voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der
Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums; die
anteilmäßige (Angaben zum Verteilungsschlüssel)
Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Lasten- und
Kostentragung; die Beitragsleistung der
Wohnungseigentümer zu der nach § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG
vorgesehenen Instandhaltungsrückstellung. Gemäß § 28
Abs. 2 WEG sind die Wohnungseigentümer verpflichtet,
nach Abruf durch den Verwalter dem beschlossenen
Wirtschaftsplan entsprechende Vorschüsse zu leisten.
Üblicherweise werden diese Hausgeldvorauszahlungen
aufgrund entsprechender Beschlussfassung monatlich zu
einem bestimmten Tag in gleich bleibender Höhe fällig
gestellt. Der Verwalter seinerseits ist gemäß § 27 Abs.
2 Nr. 1 WEG berechtigt, im Namen aller
Wohnungseigentümer die Vorschüsse in Empfang zu nehmen.
Kommen Wohnungseigentümer ihren Zahlungsverpflichtungen
nicht nach, ist der Verwalter verpflichtet, die
ausstehenden Beträge anzumahnen und den Zahlungsanspruch
ggf. gerichtlich durchzusetzen. Zur gerichtlichen
Durchsetzung bedarf er jedoch gemäß § 27 Abs. 2 Nr. 5
WEG der Ermächtigung durch entsprechende
Beschlussfassung der Wohnungseigentümer. Diese
Ermächtigung kann allgemein im Verwaltungsvertrag
erteilt werden.
Die Aufstellung der Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 3 WEG):
Während der Wirtschaftsplan einer
Wohnungseigentümergemeinschaft die voraussichtlichen
Einnahmen und Ausgaben einer künftigen Rechnungsperiode
enthält, weist die Jahresabrechnung die tatsächlich
getätigten Ausgaben und die tatsächlich zugeflossenen
Einnahmen des abgeschlossenen Rechnungszeitraums aus.
Die Abrechnung hat gemäß § 28 Abs. 3 WEG der
WEG-Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres (bzw.
Wirtschaftsjahres) aufzustellen. Die Vorlage hat
jährlich zu erfolgen. Außerhalb der jährlichen
Gesamtabrechnung ist der Verwalter weder der
Wohnungseigentümergemeinschaft noch (ausgeschiedenen)
Eigentümern gegenüber zu weiteren Abrechnungen
verpflichtet. Die Vorlage der Abrechnung an die
Wohnungseigentümerversammlung hat konkret in
angemessener Frist nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes
zu erfolgen, im Regelfall spätestens in den ersten drei
bis höchstens 6 Monaten des folgenden Jahres. Zur
Vermeidung unnötiger Streitigkeiten mit dem Verwalter
über den Erstellungs- und Vorlagetermin der
Jahresabrechnung sind auch hier wiederum klare
Regelungen im Verwaltungsvertrag zu empfehlen. Die
Abrechnung im Sinne des § 28 Abs. 3 WEG hat als
Einnahmen- und Ausgabenrechnung folgende Mindestangaben
zu enthalten: die Zusammenstellung der Gesamtlasten und
-kosten gemäß § 16 Abs. 2 WEG, wie sie als Ausgaben der
Gemeinschaft im Abrechnungszeitraum tatsächlich gezahlt
worden sind; die Angaben der Nutzungen gemäß § 16 Abs. 1
WEG, wie sie als Einnahmen der Gemeinschaft tatsächlich
zugeflossen sind; die Angaben und Erläuterungen der
zugrunde liegenden Verteilungsschlüssel; die Berechnung
des Anteils der einzelnen Wohnungseigentümer an den
Einnahmen und Ausgaben; den Abzug der Vorauszahlungen
(Hausgeldvorschüsse); den Ausweis der Restforderung bzw.
des Guthabens. Die Jahresabrechnung hat also eine
inhaltlich zutreffende Gegenüberstellung der tatsächlich
getätigten Ausgaben und Einnahmen des betreffenden
Kalender- bzw. Wirtschaftsjahres auszuweisen. Über die
nach § 28 Abs. 3 WEG vorgeschriebene reine
Einnahmen-/Ausgaben-Überschussrechnung hinaus hat der
Verwalter gleichzeitig mit der Jahresabrechnung -
allerdings von der reinen Jahreseinnahmen-/-ausgabenabrechnung
getrennt - einen gesonderten schriftlichen Ausweis, auch
als Vermögensübersicht oder Vermögensstatus bezeichnet,
vorzulegen über: die Kontenstände der für die
Gemeinschaft unterhaltenen Konten bei den jeweiligen
Kreditinstituten, und zwar jeweils zum Anfang und zum
Ende des Abrechnungsjahres; das sonstige Vermögen der
Gemeinschaft (Festgelder und Wertpapieranlagen); die
Höhe der gebildeten Instandhaltungsrücklage und
eventueller anderer Rückstellungen einschließlich der
Zu- und Abgänge; die Höhe der Forderungen der
Gemeinschaft gegenüber Wohnungseigentümern und Dritten;
die Verbindlichkeiten der Wohnungseigentümergemeinschaft
gegenüber Wohnungseigentümern oder Dritten.
Die Beschlüsse der Wohnungseigentümer (§ 27 Abs. 1 Nr.
1, 1. Halbsatz WEG)
Der Verwalter ist gemäß § 27 Abs.1 Nr. 1, 1. Halbsatz
WEG berechtigt und verpflichtet, Beschlüsse der
Wohnungseigentümer durchzuführen. Die Berechtigung und
Verpflichtung besteht uneingeschränkt und gilt sogar für
die Durchführung fehlerhaft zustande gekommener
Beschlüsse. Die Beschlüsse sind ohne zeitliche
Verzögerung innerhalb angemessener Frist auszuführen,
spätestens wohl - wenn nicht etwas anderes ausdrücklich
beschlossen wird - nach Ablauf der Anfechtungsfrist (§
23 Abs. 4 Satz 2 WEG: ein Monat seit Beschlussfassung).
Instandhaltung und Instandsetzung sowie die Abwehr von
Gefahren (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 und 3 WEG)
Die Durchführung der Instandhaltung und Instandsetzung
(§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG): Der Verwalter ist gemäß § 27
Abs. 1 Nr. 2 WEG berechtigt und verpflichtet, die für
die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des
gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu
treffen. Da die Entscheidung über Art, Umfang,
Finanzierung und Zeitpunkt der durchzuführenden
Maßnahmen ausschließlich in die Entscheidungskompetenz
der Wohnungseigentümer fällt, erstreckt sich die dem
Verwalter nach dem Gesetz obliegende Instandhaltungs-
und Instandsetzungsverpflichtung darauf: Mängel und
Schäden am gemeinschaftlichen Eigentum festzustellen;
technische Lösungsvorschläge zu unterbreiten und
entsprechende Angebote von Fachfirmen zur Beseitigung
der Mängel und Schäden einzuholen; Kostenvoranschläge
einzuholen und zu prüfen, ggf. mit Unterstützung durch
den Verwaltungsbeirat; die zur Durchführung der
erforderlichen Maßnahmen notwendigen Beschlüsse
vorzubereiten und herbeizuführen sowie die beschlossenen
Maßnahmen durchzuführen. Zusammenfassend hat der
Verwalter im Rahmen seiner Verpflichtung aus § 27 Abs. 1
Nr. 2 WEG also zunächst Prüfungs-, Kontroll- und
Informationsaufgaben vorzunehmen und in Vorschläge zur
Herbeiführung der notwendigen Beschlüsse der
Wohnungseigentümer umzusetzen. Dann hat er nach
Beschlussfassung die entsprechenden Maßnahmen
durchzuführen. Eine eigenständige Verpflichtung des
Verwalters, ohne vorherige Beschlussfassung in eigener
Verantwortung zu handeln, besteht nur in begrenztem
Umfang; nämlich bei Maßnahmen zur Abwehr unmittelbar
drohender Gefahren im Sinne von § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG
(dazu im Folgenden).
Abwehr von Gefahren (§ 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG): Der
Verwalter ist gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG berechtigt und
verpflichtet, in dringenden Fällen sonstige zur
Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums
erforderlichen Maßnahmen zu treffen. Um dringende Fälle
im Sinne dieser Vorschrift handelt es sich dann, wenn
deren Eilbedürftigkeit die vorherige Einberufung einer
Wohnungseigentümerversammlung und folglich eine
entsprechende Beschlussfassung nicht zulässt. Dies kann
insbesondere im Rahmen der dem Verwalter obliegenden
Verkehrssicherungspflicht der Fall sein. Danach ist der
Verwalter generell für einen gefahrlosen Zustand des
gemeinschaftlichen Eigentums verantwortlich und deshalb
nicht nur befugt, sondern verpflichtet, drohende
Gefahrenquellen auch ohne vorherige Beschlussfassung der
Wohnungseigentümer zu beseitigen.
Die Rechenschaftspflicht des Verwalters
Der Verwalter einer Wohnungseigentumsanlage ist
grundsätzlich verpflichtet, allen Wohnungseigentümern
die Möglichkeit der Einsichtnahme in sämtliche
Verwaltungsunterlagen einschließlich der
Abrechnungsunterlagen zu gewähren. Die Vorschriften des
Datenschutzgesetzes stehen dem Einsichtsrecht nicht
entgegen. Das Einsichtsrecht beinhaltet allerdings nicht
den Anspruch auf Aushändigung der Verwaltungsabrechnung-
unterlagen im Original. Wohl aber hat jeder
Wohnungseigentümer das Recht, für sich selbst
Abschriften zu fertigen oder sich Kopien durch das Büro
des Verwalters anfertigen zu lassen, dies allerdings
unter vorheriger konkreter Bezeichnung der Unterlagen
sowie im Rahmen der üblichen Bürozeiten und -
selbstverständlich - gegen Kostenerstattung.
Der Verwaltungsbeirat
Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates haften für die
pflichtgemäße Erfüllung ihrer Beiratsaufgaben nach
Auftragsrecht. Neben den Beiratsaufgaben können allen
oder einzelnen Beiratsmitgliedern ebenso wie jedem
Dritten weitere Aufgaben von der Eigentümergemeinschaft
zur Erledigung übertragen werden. Auch in diesem Fall
ergibt sich die Haftung aus dem Auftragsrecht. Der
Verwaltungsbeirat haftet gesamtschuldnerisch. (Auszug
aus OLG Düsseldorf, 24.09.1997 – 3 Wx 221/97)
Wen schützt die Vermögensschadenhaftpflicht? Durch die
Vermögensschadenhaftpflicht für den WEG-Beirat werden
die Verwaltungsbeiräte in ihrer Tätigkeit für die
Wohnungseigentümergemeinschaft, nach Grundlage des § 29
Absatz (2) und (3) Wohnungseigentumsgesetz, geschützt.
Versicherungsnehmer ist in der Regel die
Wohnungseigentümergemeinschaft. Versichert sind die
Verwaltungsbeiräte. Was leistet die
Vermögensschadenhaftpflichtversicherung? Aufgabe des
Versicherers ist es, die versicherten Verwaltungsbeiräte
von Schadenersatzansprüchen freizustellen, die wegen
eines Vermögensschadens von der
Wohnungseigentümergemeinschaft oder einem Dritten gegen
sie erhoben werden. Die Leistungspflicht umfasst die
Befriedigung begründeter und die Abwehr unberechtigter
Ansprüche. Die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
gewährt Schutz gegen Haftpflichtansprüche aus
fehlerhaftem Handeln oder Unterlassen, das einen
Vermögensschaden zur Folge hat. Versicherungsschutz
besteht insbesondere bei fehlerhafter Kontrolle der
Verwaltung sowie falscher oder unvollständiger
Ausführung von Aufträgen der
Wohnungseigentümergemeinschaft. So empfiehlt z.B. der
Verwaltungsbeirat der Wohnungseigentümergemeinschaft die
Annahme einer unübersichtlichen und unvollständigen
Jahresabrechnung. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates
haben grundsätzlich keinen Anspruch auf eine Vergütung.
Es handelt sich bei dem zwischen ihnen und der
Gemeinschaft bestehenden Rechtsverhältnis bei Fehlen
entsprechender Vereinbarungen um ein Auftragsverhältnis.
Demnach können sie von den Wohnungseigentümern Ersatz
der Aufwendungen oder Auslagen verlangen, die sie im
Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit hatten und die sie den
Umständen nach für erforderlich halten durften. Dieser
Anspruch kann aus Gründen der Zweckmä¬ßigkeit auch durch
eine Pauschale in der Weise abgegolten werden, dass pro
Sitzung ein Betrag von 20 Euro zuzüglich
Fahrtkostenerstattung analog der Erstattung für
Dienstreisen gezahlt wird (OLG Schles¬wig, Beschluss vom
13.12.2004, 2 W 124/03). Entsprechende
Aufwandserstattungsregelungen können auch für die durch
Mehrheitsbeschluss bestellten Mitglieder eines
Bauausschusses getroffen werden, da hinsichtlich dessen
unterstützender Tätigkeit bei der Durchführung der dem
Verwalter obliegenden Durchführung von umfangreicheren
Sanierungsmaßnahmen die Regelungen des § 29 WEG
entsprechend anzuwenden sind.
Verwalterwechsel und Verwalterabrechnung
Der abberufene Verwalter hat alle
Verwaltungsunterlagen herauszugeben und die für die
Wohnungseigentümergemeinschaft verwalteten Gelder an
diese zu Händen des neuen Verwalters auszukehren und
darüber hinaus Rechnung zu legen über seine Einnahmen
und Ausgaben im Rahmen seiner bisherigen Tätigkeit (vgl.
u. a. BayObLG WE 1989, 64, 64). Nicht selten stehen dem
Verwalter zum Zeitpunkt seiner Abberufung noch Ansprüche
gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft (etwa aus
rückständigem Verwalterhonorar) zu. In diesem Fall ist
der Verwalter berechtigt, seine Ansprüche gegen die
Ansprüche der Wohnungseigentümergemeinschaft auf
Auskehrung der für sie verwalteten Gelder aufzurechnen
(vgl. OLG Stuttgart, ZMR 1983, 422). Ist der Verwalter
durch die Wohnungseigentümergemeinschaft abberufen, wird
er gleichwohl weiterhin tätig, hat er keinen
Vergütungsanspruch mehr gegen die
Eigentümergemeinschaft, und zwar weder aus den
Grundsätzen der Geschäftsführung ohne Auftrag noch nach
bereicherungsrechtlichen Maßgaben (vgl. BavObLG, MDR
1985, 145). Der abberufene Verwalter bleibt darüber
hinaus der Wohnungseigentümergemeinschaft zur
Auskunftserteilung und Rechnungslegung verpflichtet im
Hinblick auf die Vorgänge, die sich während seiner
Verwaltertätigkeit ereignet haben (vgl. OLG Hamburg, WE
1987, 83). Eines gesonderten Beschlusses der
Wohnungseigentümerversammlung hierzu bedarf es nicht.
Häufig entstehen Streitigkeiten darüber, ob im Falle des
Wechsels eines Verwalters - sei es durch einvernehmliche
Aufhebung des Verwaltervertrages, sei es durch seine
Abberufung der scheidende oder der neue Verwalter zur
Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet ist.
Grundsätzlich obliegt die Erstellung der
Jahresabrechnung dem neuen Verwalter, wobei es
allerdings möglich ist, in der Gemeinschaftsordnung oder
im Verwaltervertrag eine andere Regelung zu treffen
(vgl. OLG Köln, NJW 1986, 28, OLG Hamburg, OLGE 1987,
1088). Der zum Ende des Kalenderjahres ausgeschiedene
Verwalter ist zur Erstellung der Jahresabrechnung nach
dem Ablauf des Kalenderjahres nur noch dann
verpflichtet, wenn er deren Erstellung gegenüber der
Wohnungseigentümergemeinschaft schuldrechtlich
übernommen hat; diesen Anspruch kann jeder einzelne
Wohnungseigentümer geltend machen (OLG Hamm, Beschluß
vom 17.03.1993 15 W 260/92). Die Erstellung der
Jahresabrechnung obliegt grundsätzlich demjenigen
Verwalter, der bei Fälligkeit der Abrechnung im Amt ist.
Kommt es daher während des Jahres oder zum Jahresende zu
einem Verwalterwechsel, hat der neue Verwalter die
Jahresabrechnung zu erstellen (OLG Köln, OLGZ 1986, 163;
OLG Hamburg, OLGZ 1987, 188). Die Wohnungseigentümer
können jedoch vom ausscheidenden Verwalter
Rechnungslegung gemäß § 28 Abs. 4 WEG verlangen (OLG
Hamburg, OLGZ 1987,188). Allerdings hat das OLG Köln (OLGZ
1986, 163) judiziert, daß der Verwalter hierfür eine
gesonderte Vergütung verlangen kann. Die
Abrechnungspflicht des ausscheidenden oder
ausgeschiedenen Verwalters besteht jedoch für frühere
Jahre weiter fort (vgl. OLG Frankfurt, Beschluß vom
14.02.1986, 20 W 261/298/85).Soweit die
Teilungserklärung oder der Verwaltervertrag nichts
anderes vorsehen, ist zur Erstellung der
Jahresabrechnung derjenige Verwalter verpflichtet, der
bei Fälligkeit der Abrechnung Amtsinhaber ist. Scheidet
daher ein Verwalter während des Jahres oder zum
Jahresende aus, so hat der neue Verwalter die
Jahresabrechnung zu erstellen (OLG Köln OLGZ 1986, 163;
OLG Hamburg OLGZ 1987, 188). Die Wohnungseigentümer
können aber von dem alten Verwalter Rechnungslegung
verlangen (OLG Hamburg OLGZ 1987,188; a. A.: OLG Köln
OLGZ 1986, 163, 166: nur gegen gesonderte Vergütung).
Ein Verwalter, dessen Amtszeit am 31. 12. endet, ist
also grundsätzlich nur zur Rechnungslegung für das
abgelaufene Jahr verpflichtet (S 28 Abs. 4), während der
neue Verwalter auf der Grundlage dieser Rechnungslegung
die Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 3) zu erstellen hat.
Gegen gesonderte Vergütung kann der ausgeschiedene
Verwalter allerdings auch zur Erstellung der
Jahresabrechnung, die die Einzelabrechnungen umfaßt,
verpflichtet sein (OLG Stuttgart Justiz 1980, 278).
Verwalterhaftung
Der Verwalter genügt seiner
Verkehrssicherungspflicht, wenn er diese auf eine
zuverlässige Hauswartfirma überträgt. Zu einer
Überwachung der Hauswartfirma ist der Verwalter nicht
verpflichtet, wenn über mehrere Jahre hinweg kein Anlass
zu Beanstandungen bestand (BayObLG, Beschluss v.
8.9.2004, Az.: 2Z BR 144/04). Das Fahrzeug eines
Wohnungseigentümers wurde vorliegend beschädigt, weil
sich das Garagentor zur Tiefgarage aufgrund eines
Defekts plötzlich schloss. Er nimmt deshalb den
Verwalter wegen Verletzung der Verkehrssicherungspflicht
auf Schadenersatz in Anspruch. Erfolglos, denn dem
Verwalter war keine Pflichtverletzung vorzuwerfen. Die
Verkehrssicherungspflicht obliegt primär den
Wohnungseigentümern. Diese können die
Verkehrssicherungspflicht jedoch mit dessen
Einverständnis auf den Verwalter übertragen, was im
vorliegenden Fall durch den Verwaltervertrag auch
geschehen war. Der Verwalter kann nur seinerseits die
ihm obliegende Verkehrssicherungspflicht auf einen
Dritten übertragen. Ihn trifft dann lediglich die
Pflicht zur Überwachung des Dritten. Dabei darf der
Verwalter im Allgemeinen darauf vertrauen, dass der
Dritte den ihm übertragenen Verpflichtungen auch
nachkommt, so lange nicht konkrete Anhaltspunkte
bestehen, die dieses Vertrauen erschüttern. Vorliegend
war die beauftragte Hauswartfirma als leistungsfähig und
zuverlässig bekannt. Außerdem sind die
Hauwarttätigkeiten seit vielen Jahren ordnungsgemäß
durchgeführt worden. Für den Verwalter bestand deshalb
keine Veranlassung zu überprüfen, ob der
Rolltormechanismus an der Tiefgaragenzufahrt vom
Hauswart täglich überprüft wurde.
Die Verwaltervergütung
Die Vergütung des Verwalters kann grundsätzlich frei
vereinbar werden. Mit ihr werden die so genannten
Kardinalpflichten (Pflichten nach Gesetz,
Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Vereinbarung,
Verwaltungsvertrag) vergütet. Ist keine Vergütung
vertraglich vereinbart, gilt die „übliche Vergütung” als
vereinbart, wobei als Orientierungsmaßstab die
Verwaltungskostenpauschale im öffentlich geförderten
Wohnungsbau dienen kann (§§ 41 Abs. 2, 26 Abs. 2 11. BV
i. d. F. vom 13.09.2001; erstmalige Anpassung ab 1.
Januar 2005 gemäß Steigerungsrate des
Verbraucherpreisindex für Deutschland, Basis 2000 =
100). Erhöhungen der Verwaltervergütung bedürfen
grundsätzlich eines entsprechenden Mehrheitsbeschlusses,
in dessen Ausführung ein Änderungsvertrag zwischen
Wohnungseigentümern und Verwalter zu schließen ist. Eine
Erhöhung in der Weise, dass der Verwalter den erhöhten
Betrag (einfach) in den Wirtschaftsplan einstellt, ist
zwar nicht nichtig, aber anfechtbar. Eine
Anpassungsklausel in einem Verwaltungsvertrag, wonach
die Verwaltervergütung der allgemeinen
Verwaltungskostenentwicklung angepasst werden kann, ist
gemäß § 307 Abs. 1 BGB ungültig. Da es sich bei einem
Verwaltervertrag um einen Formularvertrag handelt, ist
eine so genannte Spannungsklausel gemäß AGB-Recht
unwirksam. Nach § 307 Abs. 1 BGB sind Bestimmungen in
Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam, wenn sie den
Wohnungseigentümer des Verwalter entgegen den Geboten
von Treu und Glauben unangemessen benachteiligen. Eine
solche unangemessene Benachteiligung kann sich daraus
ergeben, dass die Bestimmung nicht klar und verständlich
ist, was für die genannte Klausel zu gelten hat (OLG
Düsseldorf, Beschluss vom 25.01.2005, 1 – 3 Wx 326/04).
Im Übrigen widerspricht es grundsätzlich ordnungsmäßiger
Verwaltung, wenn der Verwalter sein Honorar der
Instandhaltungsrücklage entnimmt. Die
Instandhaltungsrückstellung ist zweckgebunden und darf
deshalb grundsätzlich nicht zur Begleichung anderer
Kosten verwendet werden. Ein genehmigender
Eigentümerbeschluss, auch im Rahmen der
Jahresabrechnung, ist im Falle der Anfechtung für
ungültig zu erklären (OLG Düsseldorf, Beschluss vom
25.01. 2005, 1 – 3 Wx 326/04). Nach Ansicht des OLG
Oldenburg (Az: 5 U 77/02) liegt die übliche Vergütung
einer Hausverwaltung (Verwaltervergütung) bei ca. 3 - 4
% der Nettokaltmiete oder 20 - 21 Euro/Wohneinheit.
Wurde eine Verwaltervergütung vereinbart, die den
üblichen Satz um mehr als 140 % übersteigt, so ist dies
sittenwidrig und nichtig.
Verwalterbestellung
Es bleibt offen, ob vor der Neu- Bestellung eines
Verwalters mehrere Konkurrenzangebote einzuholen sind.
Ist dies jedoch geschehen, sind diese vor Bestellung
eines neuen Verwalters allen Wohnungseigentümern
zugänglich zu machen, damit ein jeder von ihnen in die
Lage versetzt wird, sich einen Überblick und ein eigenes
Bild von den Bedingungen der einzelnen Kandidaten
verschaffen zu können (OLG Köln - LG Köln - AG Köln,
14.03.2005, 16 Wx 23/05).
Mehrheitsbeschluss
Das OLG Düsseldorf hatte sich in seiner Entscheidung
vom 04.02.2000- 3 Wx448/99 ( abgedruckt in ZMR 2000,
S.397 ) u. a mit der Frage zu befassen, was gilt, wenn
die Wohnungseigentümergemeinschaft mit einfacher
Mehrheit beschlossen hat, Wohngelder im Falle des
Verzuges mit - im vorliegenden Fall . 8% - verzinsen und
dieser Beschluss nicht angefochten wurde.
Bei der Pauschalierung des im Verzugsfalle zu
beanspruchenden Mindestschaden handelt es sich um eine
Vereinbarung nach § 10 WEG, die grundsätzlich der
Einstimmigkeit bedarf, soweit in der
Gemeinschaftsordnung in zulässigerweise nichts anderes
vorgesehen ist. Damit wäre ein nur mit einfacher
Mehrheit gefaßter Beschluss rechtswidrig und anfechtbar.
Bleibt er jedoch unangefochten, so sei der Beschluss für
die Beteiligten wirksam und bindend. Die Entscheidung
ist gerade in diesem Punkt nicht ohne Bedeutung, da sich
die Stimmen mehren, die einen solchen Beschluss für
nichtig halten (Wenzel, Festschrift für Hagen, S.231
dort 240, zitiert in der vorgenannten Entscheidung des
OLG Düsseldorf).
Jahresabrechnung
Die Jahresabrechnung eines Wohnungsverwalters muss
alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben - auch
Ausgaben aus der Gemeinschaftskasse - auflisten. Hierbei
ist es unerheblich, ob diese zu Recht getätigt worden
sind oder nicht. Nur so kann den Eigentümern eine
einfache und leicht nachvollziehbare Überprüfung der
Einnahmen und Ausgaben ermöglicht werden. Gehört der
Versand und die Erstellung von Kopien zu seinen mit
monatlicher Pauschale vergüteten Aufgaben, so kann
hierfür keine gesonderte Erstattung verlangt werden.
Insbesondere dann nicht, wenn solche Kosten in einer im
Verwaltervertrag aufgeführten gesonderten beispielhaften
Aufzählung von gesondert zu vergütenden Tätigkeiten und
Aufwendungen nicht aufgeführt wurde (BayObLG, 25.5.2001,
Az: 2 Z BR 133/00).
Auftragsvergabe und Sonderumlage:
Es liegt ein Fehlverhalten vor, wenn der Verwalter
Aufträge für nicht dringende Instandsetzungsarbeiten in
erheblichen Umfang vergibt, ohne dass ein ermächtigender
Beschluss vor- liegt. Dies kann die Abberufung des
Verwalters insbesondere dann rechtfertigen, wenn das
Fehlverhalten auf Uneinsichtig- keit beruht und seitens
der Eigentümer mit einer Fortsetzung dieses Verhaltens
zu rechnen ist. Eine weitere Zusammen- arbeit ist dann
nicht zumutbar. Ein Verwalter kann für sich keine
Befugnis aus Vereinbarungen der Eigentümer hinsichtlich
von Baumaßnahmen ab- leiten, diese Vereinbarungen
eigenmächtig mittels Auftragsvergabe und Sonderumlagen
umzusetzen (Bayerisches OLG – Az: 2 Z BR 181/03).
Verwalterpflichten – Nebenkosten
Ein Verwalter ist ohne gesonderte Vereinbarung nicht
verpflichtet, für eine vermietete Wohnung eine
Einzeljahresabrechnung zu erstellen, die unverändert als
wirksame Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter
verwendet werden kann (BayObLG, Beschluss v. 4.4.2005,
Az.: 2ZBR 198/04 ) Die vermieteten Wohnungseigentümer
hatten die vom Verwalter gefertigten
Jahreseinzelabrechungen unverändert zu
Nebenkostenabrechnung ihrer Mieter gegenüber verwendet.
Aufgrund der Tatsache, dass die Jahresabrechnung im
Wesentlichen keine Abgrenzungen enthalten darf, bei der
Mietnebenkostenabrechnung derartig aber vorzunehmen
sind, hatten die vermietenden Eigentümer
Nebenkostenausfälle zu verzeichnen, die sie nunmehr
gegen den Verwalter geltend machen. Dies jedoch ohne
Erfolg, denn der Verwalter hatte vorliegend Gesamt- und
Einzeljahresabrechnungen vorgelegt, die den formellen
Anforderungen genügten und de jeweils durch
unangefochtenen Eigentümerbeschluss genehmigt wurden.
Die auf Bitten der vermietenden Wohnungseigentümer
nochmals gefertigten Exemplare der ursprünglichen
Abrechnungen sind lediglich Zweitausfertigungen der
bereits genehmigten Jahresabrechnung und beinhalten
keine Abänderung oder Neuberechnung, auf die die
Eigentümer auch keinen Anspruch gehabt hätten. Dass
diese jedenfalls dem Verwalter damit beauftragt hätten,
die neu zu erstellende Einzelabrechnungen dergestalt
abzuändern, dass diese unproblematisch als Grundlage für
die mietrechtliche Nebenkostenabrechnung hätten
verwendet werden können, konnten die Eigentümer nicht
beweisen.
Sonderumlagen
Häufig werden Instandhaltungsmaßnahmen und
Instandsetzungsmaßnahmen in Wohnungseigentumsanlagen
durch die Erhebung von Sonderumlagen finanziert, weil
die Instandhaltungsrückstellung nicht ausreicht.
Üblicherweise erfolgt die Abrechnung über solche
Sonderumlagen im Rahmen der vom Verwalter vorzulegenden
Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung für das
betreffende Kalender- oder Wirtschaftsjahr. In einem
konkreten Streitfall über die Abrechnung hatte einer der
Wohnungseigentümer gefordert, dass die Sonderumlage auch
gesondert abgerechnet wird, weil sonst die rechtmäßige
Verwendung der gemäß Beschlussfassung zweckgebundenen
Sonderumlage nicht kontrolliert werden könne. Das KG
Berlin wies den Antrag auf getrennte Abrechnung zurück
(KG Berlin, Beschluss vom 22.11.2004, 24 W 233/03). Nach
der Vorschrift des § 28 Abs. 3 WEG habe der Verwalter
nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung zu
erstellen. Verschiedene Abrechnungen, auch über
Sonderumlagen und andere von den Wohnungseigentümern
beschlossene Zahlungsverpflichtungen, sehe das Gesetz
nicht vor. Dies gelte auch dann, wenn der Beschluss die
Maßnahmen genau bezeichne, für die zusätzlich von den
Wohnungseigentümern Finanzierungsbeiträge angefordert
werden. Weitere Informationen und detailliertere Angaben
über die konkrete Verwendung könne jeder
Wohnungseigentümer im Rahmen seines Einsichtsrechts in
die Abrechnungsunterlagen in Erfahrung bringen.
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